Office Manager


  • OFFICE MANAGER

    THE ROYAL MILITARY COLLEGES OF CANADA FOUNDATION INC.

    The Organization

    The Royal Military Colleges of Canada Foundation Inc. is a registered charity whose mission is to secure and deliver the funds necessary to provide the “Margin of Excellence” in the attraction, education and training of the cadets of the Canadian Military Colleges.  The RMC Foundation is an independent organization and all of its employees are non-public.

    Main Responsibilities:

    • The Office Manager will report directly to the Executive Vice President
    • Manage benefaction compliance and benefaction summary duties
    • Prepare bi-weekly payroll for research employees
    • Responsible for research employee personnel files and all payroll related tasks
    • Logistics Officer for Board meetings
    • Plan and implement office systems and policies, order supplies
    • Act as recording secretary for all meetings
    • Manage the electronic request for funds website
    • Receive and direct phone inquiries
    • Maintain all office files
    • Provide support and assistance for our annual Legacy Dinner
    • Conduct information session for new cadets and parents
    • Act as Foundation Safety and Security Officer

    Skills and Qualifications:

    • 3-5 years experience in an small office environment preferred
    • Ability to take initiative and assess priorities efficiently in a busy office with multiple interruptions
    • Substantial MS Office Suite knowledge
    • Must have strong organizational / time management skills
    • Ability to deal with confidential and sensitive matters professionally as well as be an effective listener
    • Work well with others in a team environment
    • Must have exceptional communication skills; both verbal and written
    • Proficient in English, bilingualism considered an asset
    • Charity/non-profit experience preferred.

    Training and Education:

    • Diploma/Degree in Business Administration required
    • Payroll/employment contracting education/experience required
    • Human Resources education/experience preferred
    • First Aid/CPR certification considered an asset
    • Payroll Compliance Practitioner Certification considered an asset

    Working Conditions:

    • Full-time, Permanent; 35 hours per week, Monday to Friday
    • Work location: RMC Campus, Kingston, Ontario
    • Must be available for occasional (event based) OT work
    • Reliability Status Security Clearance Certificate required
       

    Remuneration includes a competitive compensation and benefits package and is commensurate with both the experience of the candidate and the size of the Foundation.  Only those selected for an interview will be contacted.

    Provide a resume and cover letter in strictest confidence by no later than 22 January 2018 to:

    Dave Ferguson, Foundation Development Officer

    The Royal Military Colleges of Canada Foundation Inc.

    dferguso@rmc.ca

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    DIRECTEUR DE BUREAU

    FONDATION DES COLLÈGES MILITAIRES ROYAUX DU CANADA INC.

    L’organisme

    La Fondation des Collèges militaires royaux du Canada Inc. est un organisme de bienfaisance enregistré qui a pour mission de recueillir et de distribuer les fonds nécessaires pour conférer la « Marge d’excellence » au recrutement, à l’éducation et à la formation des étudiants des collèges militaires canadiens. La Fondation des CMR est un organisme indépendant dont tous les employés proviennent du secteur privé.

    Responsabilités principales

    • Le directeur de bureau retenu relèvera directement du vice-président exécutif.
    • Gérer la conformité des dons et dresser le récapitulatif des dons reçus
    • Préparer la paie des employés de recherche toutes les deux semaines
    • Assumer les tâches liées aux dossiers d’employés de recherche et à la paie
    • Agir à titre de responsable de la logistique des réunions du Conseil d’administration
    • Planifier et mettre en place les politiques et les systèmes administratifs; commander les fournitures de bureau
    • Agir comme secrétaire de toutes les réunions
    • Gérer le site web de demandes de financement
    • Traiter et transférer les demandes téléphoniques
    • Assurer le suivi de tous les documents
    • Fournir de l’assistance et du soutien à notre dîner Héritage annuel
    • Tenir des séances d’information pour les nouveaux élèves-officiers et leur famille
    • Assumer les fonctions d’agent de sécurité de la Fondation

    Habiletés et compétences

    • De 3 à 5 années d’expérience à un poste dans une petite entreprise, de préférence
    • Capacités d’initiative et de gestion efficace des priorités dans un bureau animé où les interruptions sont fréquentes
    • Connaissance approfondie de la suite Microsoft Office
    • Excellentes aptitudes pour l’organisation et la gestion du temps
    • Capacité à gérer de l’information de nature confidentielle ou délicate de manière professionnelle et à faire preuve d’une bonne écoute
    • Bonne aptitude au travail d’équipe
    • Excellente habileté à communiquer, aussi bien à l’oral qu’à l’écrit
    • Maîtrise de l’anglais, bilingue de préférence
    • Expérience au sein d’un organisme de bienfaisance, un atout

    Formation et éducation

    • Diplôme en administration des affaires exigé
    • Expérience ou formation en gestion du personnel et des salaires
    • Expérience ou formation en ressources humaines, un atout
    • Certification en secourisme d’urgence et en RCR, un atout
    • Titre de spécialiste en conformité de la paie, un atout

    Conditions de travail

    • Plein temps, permanent, 35 heures par semaine, du lundi au vendredi
    • Lieu de travail : Campus du CMR (Kingston, Ontario)
    • Le candidat doit être disposé à faire des heures supplémentaires à l’occasion (événements spéciaux)
    • Cote de fiabilité exigée
       

    La rémunération concurrentielle comprend un ensemble d’avantages sociaux et est établie en fonction de l’expérience du candidat et de la taille de la Fondation. Nous ne communiquerons qu’avec les candidats retenus pour une entrevue.

    Envoyez votre CV et votre lettre de présentation à titre strictement confidentiel au plus tard le 22 janvier 2018 à :

    Dave Ferguson, responsable du développement

    La Fondation des Collèges militaires royaux du Canada Inc.

    dferguso@rmc.ca

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