Case Manager - Workplace Safety and Insurance Board

Take a look: A day in the life of a Case Manager, Unilingual and Bilingual

We are establishing our new head office in London and looking to grow our team! Candidates located in this region will be given preference.

Our people have different ways of working and lifestyles. We’re committed to a mix of working in the office, in the field and from home. You have some flexibility in terms of where and how work gets done to help you balance your personal life and career goals.

This job may require travel to WSIB locations across Ontario for in office days, training, or events. In office days are typically held monthly. Travel reimbursement will be provided in accordance with WSIB policies.

View full job description on our Careers webpage.

About the Workplace Safety and Insurance Board (WSIB)

We’re here to help. When an injury or illness happens on the job, we move quickly to provide wage-loss benefits, medical coverage and support to help people get back to work. Funded by businesses, we also provide no-fault collective liability insurance and access to industry-specific health and safety information. We are one of the largest insurance organizations in North America covering over five million people in more than 300,000 workplaces across Ontario. For more information, visit wsib.ca.

At the WSIB, you’ll have the opportunity to:

• explore many career paths and follow your passion
• continuously learn and grow professionally
• be recognized for the great work you do
• participate in programs that support your health and wellbeing
• You’ll also receive a competitive salary, along with a comprehensive benefit package and defined benefit pension plan.
• Bilingual designated roles - You may be eligible to receive a language bonus payment.
• Starting salary: $94,583.02

We anticipate bilingual (French & English) and unilingual permanent opportunities in the following office locations:

• Guelph - Unilingual
• Guelph - Bilingual
• Hamilton – Unilingual
• Hamilton- Bilingual
• Kingston - Unilingual
• Kingston - Bilingual
• London - Unilingual
• London - Bilingual
• North Bay - Unilingual
• North Bay - Bilingual
• Ottawa - Unilingual
• Ottawa - Bilingual
• Sault Ste. Marie – Unilingual
• Sault Ste. Marie - Bilingual
• St. Catharines - Unilingual
• St. Catharines - Bilingual
• Sudbury – Unilingual
• Sudbury - Bilingual
• Thunder Bay - Unilingual
• Thunder Bay - Bilingual
• Timmins - Unilingual
• Timmins - Bilingual
• Toronto - Unilingual
• Toronto - Bilingual
• Waterloo- Unilingual
• Waterloo - Bilingual
• Windsor - Unilingual
• Windsor - Bilingual

Job Summary:

• Responsible for the entitlement decision and overall management of claims through the development, implementation, communication and monitoring of comprehensive and integrated case management plans for all case activities.
• Case Managers use a proactive case management approach to make and communicate decisions on benefits and services in a timely fashion that are consistent with relevant WSIB policy. Address worker and employer needs by actively listening, collecting, and providing relevant information, and helping the workplace parties understand their rights, responsibilities, and obligations.
• Case Managers may be assigned to cases in the early phase of the case lifecycle or the later phase of the case lifecycle (including pre-1990 claims). Case Managers follow a structured case management framework, to enable them to achieve high quality entitlement decisions, return-to-work and recovery outcomes, and success with case planning and implementation.

Major Duties and Responsibilities:

1. Make entitlement decisions based upon legislation, policy, and best practices and communicate these decisions verbally and in writing to applicable parties by:

• Proactively collecting information from workplace parties and healthcare providers required for eligibility decisions and responding to inquiries;
• Providing education on WSIB benefits, policies, and processes while informing parties of their rights and obligations under the Act, and of the consequences of non-compliance;
• Ensure appropriate earnings information is on file to determine the appropriate duration and level of benefits;
• Monitoring employer and worker compliance;
• Determining if a breach of obligations has occurred, levying penalties and fines, and adjusting benefits as appropriate; referring to and /or working collaboratively with internal resources for appropriate action, when required.

2. Develop, implement, and monitor comprehensive and integrated case management plans for all activity in the case required to achieve recovery, community integration, and where possible, return to work (RTW) by:

• Collecting information to progress the case; assessing and positioning each case along its appropriate recovery path; setting goals and making decisions based on legislation, policy, and best practices;
• Planning activities in collaboration with workplace parties and team members; participating in case conferences and team meetings with the service delivery team and management, and providing consultative advice (mentoring) to team members;
• Coordinating and taking action on planned activities; reviewing and monitoring new information as received; closing plan activities when active case management is no longer required; following up and evaluating close cases to ensure case management plan continues to be effective.

3. Provide targeted activities focused on identifying RTW factors, removing obstacles, and leveraging opportunities to facilitate a safe return to suitable work by:

• Coordinating and facilitating RTW cooperation between the workplace parties;
• Supporting workplace parties in their return-to-work efforts by sharing any available information about the workers’ capabilities and/or precautions;
• Arranging, assessing, and adjusting the delivery of return-to-work assessments and plans where needed;
• Promoting prevention, disability management, RTW, and related programs to workplace parties; sharing best practices; connecting workplace parties with expert resources when they would benefit from increased capability to prevent and/or manage injuries and illness;
• Keeping clients and employers informed of the status and progress of the case, ensuring they are fully engaged in removing barriers to, and planning RTW.

4. Identify and co-ordinate intervention by internal and external specialty resources and ensure timely and appropriate completion of these interventions and services by:

• Referring requests for health care entitlement to the appropriate resource and liaising as required;
• Referring requests for equipment, personal care allowance, home/vehicle modifications, and hobbies to Health Services and liaising as required.

5. Attempt to prevent or resolve disputes. Handle requests for reconsideration and, if appealed, arrange access, and process the objection.

6. Utilize knowledge of the case management framework and understanding of the application of WSIB policies and WSIB Acts to conduct case and telephone quality reviews.

7. Perform other related duties as assigned or required.

Job Requirements:

Education

•  University completion at undergraduate level.

Experience

• Two years prior experience in Adjudication or Case Management and Customer Service.
• Adjudication is a process of decision making, gathering an weighing information against guidelines, policy and laws to arrive at an objective outcome
• Case management is a process of assessment, planning, facilitation, and advocacy for options and services to meet an individual's needs to promote optimal outcomes. Key activities include: collecting information, making decisions, coordination and actioning activities; reviewing, monitoring, guiding and directing cases towards resolution.

This position is currently eligible for an education equivalency. Additional years of experience will be considered in place of levels of education on a 2:1 basis. For every level of education not completed, an additional 2 years of experience will be considered as equivalent, in addition to the minimum prior years of experience as set out in the job requirements. Management has set a minimum threshold for education equivalency at the College diploma program of over two years and up to three year level.

Education Levels

• College diploma program of over two years and up to three years plus 4 years of experience
• There are no equivalencies for established professional certifications and/or designations.

Our commitment to equity, diversity and inclusion

We respect and value the diversity of our people. We strive to create an environment where employees can be themselves and where our differences are celebrated.

The WSIB is committed to being accessible and inclusive, and following barrier-free and accessible employment practices in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act (AODA). Should you require accommodation through any stage of the recruitment process, please let us know when we contact you and we will work with you to meet your needs.

Disclosing conflicts of interest

As public servants, employees at the WSIB have a responsibility to act in an ethical way at all times to create a respectful workplace and maintain public trust. Job applicants are required to disclose any circumstance that could result in a real, potential or perceived conflict of interest. A conflict of interest is any situation where your private interests may impair or be perceived to impair the decisions you make in your official capacity. This may include: political activity, directorship, other outside employment and certain personal relationships (e.g. with current WSIB employees, customers and/or stakeholders). If you have any questions about conflict of interest obligations and/or how to make a disclosure, please contact the Talent Acquisition Centre at talentacquisitioncentre@wsib.on.ca.

Privacy information

We collect personal information from your resume, application, cover letter and references under the authority of the Workplace Safety and Insurance Act, 1997. The Talent Acquisition Centre and WSIB hiring parties will used this information to assess/validate your qualifications, determine if you meet the requirements of vacant positions and/or gather information relevant for recruitment purposes. If you have questions or concerns regarding the collection and use of your personal information, please contact the WSIB’s Privacy Office at privacy_office@wsib.on.ca. The Privacy Office cannot provide information about the status of your application.

As a precondition of employment, the WSIB requires that prospective candidates undergo a criminal records name check any time before or after they are hired.

APPLICATION INSTRUCTIONS

To apply for this position, please submit your application online through our Careers webpage by the closing date.

French Translation:

Nous établissons notre nouveau siège social à London et cherchons à élargir notre équipe! Nous privilégierons ainsi les personnes candidates situées dans cette région.

La manière de travailler et le mode de vie varient d’une personne à l’autre. Nous avons pris l’engagement de combiner le travail au bureau, sur le terrain et à domicile. Vous disposez d’une certaine flexibilité quant au lieu et à la manière de travailler, ce qui vous permet de concilier votre vie personnelle et vos objectifs professionnels.

Ce poste peut nécessiter des déplacements vers des établissement de la WSIB en Ontario pour des journées de travail au bureau, des formations ou des événements. Les journées de travail au bureau ont généralement lieu une fois par mois. Le remboursement des frais de déplacement sera effectué conformément aux politiques de la WSIB.

À propos de la Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail (WSIB)

Nous sommes là pour vous aider. Lorsqu’une personne subit une lésion professionnelle ou contracte une maladie au travail, nous réagissons rapidement pour lui fournir des prestations pour perte de salaire, une protection médicale et du soutien en vue de son retour au travail. Nous sommes financés par les entreprises, auxquelles nous offrons une assurance collective sans égard à la responsabilité et l’accès à des renseignements sur la santé et la sécurité concernant les divers secteurs d’activité. Nous sommes l’un des plus grands organismes d’assurance en Amérique du Nord, couvrant plus de cinq millions de personnes dans plus de 300 000 lieux de travail en Ontario. Pour en savoir plus, visitez wsib.ca/fr.

À la WSIB, vous avez la possibilité de faire ce qui suit :

• envisager de nombreuses carrières et suivre votre passion;

• apprendre et évoluer professionnellement de manière continue;

• obtenir de la reconnaissance pour votre excellent travail;

• participer à des programmes favorisant votre santé et votre bien-être.

Vous aurez également droit à un salaire compétitif, à un programme d’avantages sociaux exhaustif et à un régime de retraite à prestations définies.

Vous recevrez également un salaire compétitif et pourrez participer à notre régime de soins dentaires et d’assurance-maladie.

Salaire de départ : 94 583,02 $

Nous prévoyons des postes permanents bilingues (français et anglais) et unilingues dans les bureaux suivants :

• Guelph – Unilingue

• Guelph – Bilingue

• Hamilton – Unilingue

• Hamilton – Bilingue

• Kingston – Unilingue

• Kingston – Bilingue

• London – Unilingue

• London – Bilingue

• North Bay – Unilingue

• North Bay – Bilingue

• Ottawa – Unilingue

• Ottawa – Bilingue

• Sault Ste. Marie – Unilingue

• Sault Ste. Marie – Bilingue

• St. Catharines – Unilingue

• St. Catharines – Bilingue

• Sudbury – Unilingue

• Sudbury – Bilingue

• Thunder Bay – Unilingue

• Thunder Bay – Bilingue

• Timmins – Unilingue

• Timmins – Bilingue

• Toronto – Unilingue

• Toronto – Bilingue

• Waterloo- Unilingue

• Waterloo- Bilingue

• Windsor – Unilingue

• Windsor – Bilingue

Sommaire de l’emploi :

Responsable des décisions d’admissibilité et de la gestion globale des dossiers par l’élaboration, la mise en uvre, la communication et le suivi de plans complets et intégrés de gestion de toutes les activités dans le cadre des dossiers.

Les gestionnaires de cas adoptent une approche de gestion de cas proactive afin de rendre et de communiquer des décisions rapidement et conformément avec la politique pertinente de la WSIB. Répondre aux besoins des travailleuses et travailleurs et des employeurs en les écoutant activement, en recueillant et en fournissant des renseignements pertinents ainsi qu’en aidant les parties du lieu de travail à comprendre leurs droits, leurs responsabilités et leurs obligations.

Les gestionnaires de cas peuvent se voir attribuer des dossiers soit à la phase initiale de leur cycle de vie, soit à une phase ultérieure (y compris des dossiers d’avant 1990). Les gestionnaires de cas adhèrent à un cadre de gestion des dossiers structuré afin d’obtenir des résultats de haute qualité en matière de décisions d’admissibilité, de retour au travail et de rétablissement, et de bien planifier et mettre en uvre les services.

Tâches et responsabilités majeures :

1. Rendre des décisions portant sur l’admissibilité en se fondant sur les lois, la politique et les meilleures pratiques, et communiquer ces décisions verbalement et par écrit aux parties concernées en faisant ce qui suit :

• recueillir de façon proactive des renseignements auprès des parties du lieu de travail et des prestataires de soins de santé qui sont nécessaires aux décisions sur l’admissibilité, et répondre aux demandes de renseignements;

• fournir des renseignements sur les prestations, les politiques et les processus de la WSIB tout en informant les parties de leurs droits et de leurs obligations aux termes de la loi ainsi que des conséquences de la non-conformité;

• s’assurer que le dossier contient les renseignements appropriés sur les gains afin de déterminer la durée et le niveau des prestations;

• surveiller la conformité de l’employeur et de la travailleuse ou du travailleur;

• déterminer si un manquement aux obligations a eu lieu, imposer des pénalités et des amendes et ajuster les prestations, s’il y a lieu; se référer aux ressources internes ou travailler en collaboration avec celles-ci pour prendre les mesures appropriées, s’il y a lieu.

2. Élaborer, mettre en uvre et surveiller des plans de gestion de cas complets et intégrés pour toutes les activités nécessaires au rétablissement, à l’intégration dans la collectivité et, si possible, au retour au travail en faisant ce qui suit :

• recueillir des renseignements pour faire progresser le dossier; évaluer et positionner chaque cas sur la voie du rétablissement; établir des buts et prendre des décisions en accord avec les lois, la politique et les meilleures pratiques;

• planifier les activités en collaboration avec les parties du lieu de travail et les membres de l’équipe; participer à des conférences de cas et à des réunions avec l’équipe de prestation des services et la direction, et fournir des conseils consultatifs (mentorat) aux membres de l’équipe;

• coordonner et prendre des mesures concernant les activités prévues; examiner et contrôler les nouveaux renseignements reçus; clôturer les activités du plan lorsque la gestion active des cas n’est plus nécessaire; suivre et évaluer les dossiers fermés pour s’assurer que le plan de gestion des cas continue d’être efficace.

3. Offrir des activités ciblées axées sur la détermination des facteurs de retour au travail, la suppression des obstacles et l’exploitation des possibilités afin de favoriser un retour sécuritaire à un travail approprié en faisant ce qui suit :

• coordonner et faciliter la coopération en matière de retour au travail entre les parties du lieu de travail;

• soutenir les parties du lieu de travail dans leurs efforts de retour au travail en leur communiquant tout renseignement disponible sur les capacités et(ou) les précautions des travailleuses et travailleurs;

• organiser, évaluer et rajuster la prestation des services de retour au travail (évaluations et programmes), s’il y a lieu;

• promouvoir la prévention, la gestion des invalidités, le retour au travail et les programmes connexes auprès des parties du lieu de travail; communiquer les meilleures pratiques; mettre en relation les parties du lieu de travail avec des ressources spécialisées lorsqu’elles pourraient bénéficier d’une capacité accrue à prévenir ou gérer les lésions et maladies;

• tenir la clientèle et les employeurs informés de l’état et de l’avancement du dossier, et s’assurer de leur pleine participation à l’élimination des obstacles et à la planification du retour au travail.

4. Déterminer et coordonner l’intervention des ressources spécialisées internes et externes, et veiller à ce que ces interventions et services soient réalisés rapidement et de manière appropriée en faisant ce qui suit :

• transmettre les demandes concernant l’admissibilité aux prestations de soins médicaux à la bonne ressource, et assurer la liaison si nécessaire;

• transmettre aux services de santé les demandes d’équipement, d’allocation pour soins personnels, de modifications du domicile/véhicule et de loisirs, et assurer la liaison si nécessaire.

5. Essayer de prévenir ou de résoudre les différends. Traiter les demandes de réexamen et, en cas de contestation, prendre des dispositions pour l’accès au dossier et le traitement de la contestation.

6. Utiliser la connaissance du cadre de gestion des cas et la compréhension de l’application des politiques de la WSIB et de la Loi sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail pour effectuer des examens de la qualité des dossiers et des appels téléphoniques.

7. Effectuer d’autres tâches connexes assignées ou requises.

Exigences de l’emploi :

Scolarité

• Diplôme universitaire de premier cycle.

Expérience professionnelle

• Deux ans d’expérience en matière d’indemnisation ou de gestion des cas et de service à la clientèle.

o L’indemnisation est un processus consistant à prendre des décisions, ainsi qu’à recueillir et à évaluer des renseignements selon des lignes directrices, la politique et les lois pour arriver à un résultat objectif.

o La gestion de cas est un processus d’évaluation, de planification, de facilitation et de défense des options et services visant à répondre aux besoins d’une personne afin de favoriser des résultats optimaux. Les principales activités comprennent : la collecte de renseignements, la prise de décision, des activités de coordination et d’intervention; l’examen, le suivi, l’orientation et la direction des cas en vue de leur résolution.

Actuellement, ce poste peut être accessible grâce à l’équivalence d’études.

Les années d’expérience supplémentaires seront prises en compte à la place des niveaux d’études selon un rapport de 2 pour 1. Pour chaque niveau d’études non atteint, deux années d’expérience supplémentaires seront considérées comme étant équivalentes, outre les années d’expérience minimales aux termes des exigences de l’emploi. La direction a fixé le seuil minimum de l’équivalence d’études à un diplôme d’études collégiales de plus de deux ans et jusqu’à trois ans.

Niveau de scolarité

Diplôme d’études collégiales de plus de deux ans et jusqu’à trois ans, outre quatre années d’expérience professionnelle.

Il n’y a pas d’équivalence pour les agréments et(ou) les titres professionnels établis.

Voici notre engagement envers l’équité, la diversité et l’inclusion :

Nous respectons et valorisons la diversité de notre personnel. Nous faisons tout pour créer un environnement où les membres de notre personnel peuvent être eux-mêmes et où nos différences sont célébrées.

La WSIB s’engage à être accessible et inclusive, et à suivre des pratiques d’emploi accessible et sans obstacle, conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO). Si vous avez besoin d’adaptations à n’importe quelle étape du processus de recrutement, veuillez nous le faire savoir lorsque nous communiquerons avec vous, et nous travaillerons avec vous pour répondre à vos besoins.

Divulgation des conflits d’intérêts

En tant que fonctionnaires, les membres du personnel de la WSIB ont la responsabilité d’agir de manière éthique en tout temps afin de créer un milieu de travail respectueux et de maintenir la confiance du public. Les personnes candidates doivent donc divulguer toute circonstance qui pourrait entraîner un conflit d’intérêts réel, potentiel ou perçu. Un conflit d’intérêts est toute situation dans laquelle vos intérêts privés peuvent compromettre ou être perçus comme compromettant les décisions que vous prenez dans vos attributions officielles. Ces circonstances peuvent inclure des activités politiques, un poste de conseil d’administration ou d’autres emplois externes ainsi que certaines relations personnelles (p. ex., avec le personnel, la clientèle ou les parties prenantes actuels de la WSIB). Si vous avez toute question au sujet de vos obligations concernant les conflits d’intérêts ou de la divulgation de ceux-ci, veuillez communiquer avec le Centre d’acquisition de talents à l’adresse talentacquisitioncentre@wsib.on.ca.

Renseignements sur la protection de la vie privée

Nous tirerons des renseignements personnels de votre curriculum vitæ, de votre demande d’emploi, de votre lettre de présentation et de vos références en vertu de la Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail. Ces renseignements seront utilisés par le Centre d’acquisition de talents et les parties qui embauchent pour la WSIB afin d’évaluer et de valider vos qualifications, de déterminer si vous répondez aux exigences des postes vacants et de recueillir des renseignements pertinents aux fins du recrutement. Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant la collecte et l’utilisation de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec le Bureau de la protection de la vie privée de la WSIB à l’adresse privacy_office@wsib.on.ca. Le Bureau de la protection de la vie privée ne peut pas fournir de renseignements sur la situation de votre demande d’emploi.

À titre de condition préalable à l’embauche, la WSIB exige que la personne candidate potentielle accepte de faire l’objet d’une vérification nominale de casier judiciaire à tout moment avant ou après son embauche.

Pour postuler cet emploi, veuillez soumettre votre demande avant la date de clôture.